Kayseri Ticaret Odası “Elektronik Arşiv Sistemi” Projesi

Değişen dünya koşullarında tüm kurum ve kuruluşların, artan bilgi ve belge düzeyine paralel olarak bilgi veya belgeye anında ve/veya hızlı bir şekilde ulaşımlarının sağlanması amacıyla, bilginin temel kaynağı olan belgelerin güvenli bir arşivde saklanması zorunlu hale gelmiştir.

Günümüzde bile yaygın olarak kullanılan geleneksel arşiv ortamlarının elverişsiz, sağlıksız ve güvenilir olmayışının yanı sıra bu ortamlardaki belgelere (bilgiye) erişimin uzun zaman alması ve çok zor olması, belgelerin (bilginin) elektronik ortamlarda saklanması gereğini doğurmuştur.

Bilgi, günümüzün en önemli olgusu haline gelmiştir. Bilgiye doğru zamanda ve güvenilir olarak erişmek her kurum ve kuruluşun en önemli gereksinimidir. Çünkü önemli olan bilgiye sahip olmak değil, gerektiğinde bu bilgiye en kısa sürede, müşteri memnuniyetini ve kurumsal çıkarları arttıracak şekilde erişebilmektir. Belge yönetim sistemleri, işte bu gereksinimi karşılamak amacıyla geliştirilmişlerdir. Belge yönetim sistemleri sayesinde, bir ofisin tüm iç ve dış iletişimi etkin biçimde yönetilir, herkesin tüm gelişmelerden anında haberdar olması sağlanır ve iş akışı hız kazanır.

Kayseri Ticaret Odası 1896 yılında kurulmuş olup bugüne kadar 30,000 den fazla üyesi olmuştur. Bu üyelerden 25,000 kadarı aktif durumdadır ve oda hizmetlerinden direk yararlanmaktadır. Oda arşivinde 30,000 den fazla dosya bulunmakta ve her geçen gün yeni dosyalar eklenmektedir. Üyelere ait bu dosyalar içindeki A5’ten A0’a değişik ebatlarda ve niteliklerdeki bir defa yayınlanan ticaret sicil gazeteleri, şirket kararları, belgeler gibi evrakların elektronik ortama aktarılması konusu yönetim kurulumuzun gündemine gelmiştir.

Avrupa Birliğinden odamıza tahsis edilen hibe ve Kayseri Ticaret Odası eş finansmanı ile gerçekleştirilen projemiz tamamlandığında arşivimizde bulunan bütün belgeler elektronik ortama aktarılacak, bu belgelere erişim ve belgeler üzerinde işlem yapmak son derece hızlı ve kolay bir hale gelecektir. Elektronik ortama aktarılan arşivimiz yedeklenmek suretiyle yangın, sel, deprem gibi doğal afetlere karşı da korunmuş olacaktır.

Üyelerimiz odamızdan daha hızlı hizmet alma imkanına kavuşacaktır. Ayrıca üyelerimiz bazı belgeleri odamıza gelmeden kendi ofislerinden internet aracılığı ile alabileceklerdir.

Proje, bölgedeki diğer oda ve kuruluşlar için numune teşkil edecektir.

Projenin Süresi:7 Aralık 2006 tarihinde Sözleşme Makamı olan T.C. Hazine Müsteşarlığı Merkezi Finans ve İhale Birimi ile sözleşme imzalanarak projeye start verilmiştir. Kasım 2007 itibariyle tamamlanması planlanmaktadır. Toplam süre 12 aydır.

Proje Bütçesi : 75.471 Euro
AB Komisyonu Katkısı : 67.924 Euro
KTO Katkısı : 7.547 Euro
Proje Koordinatörü :Yakup YÜKSEL